Етикета на кореспонденцията по е-мейл е изключително важно нещо за създаване на добро впечатление. В последно време технологиите ни дадоха възможност да получаваме е-мейлите на нашите мобилни телефони и лаптопи, да отговаряме и изпращаме писмата още в движение. Често това в допълнение с нашето забързано ежедневие и липса на време предразполага за допускане на елементарни гешки, които може да ни струват много. Затова, независимо от средството за изпращане и времето, добрите маниери и спазване на правилата на бизнес етикета при е-мейл комуникация са задължителни.

Ето някои кракти съвети, които ще подобрят вашата комуникация по е-мейл:

1. Пишете ясни и кратки заглавия. Заглавията трябва да бъдат като обобщение на целия е-мейл.
Старайте се да бъдете прецизни и да пишете коректно. Ако изпращате няколко съобщения
на различна тема – те трябва да бъдат написани отделно според всяка тема, по този начин
получателят ще следи е-мейлите по-добре и няма да се обърка.

2. Избягвайте емотикони и съкращения. Ако пишете често смс съобщения, може без да искате и
по навик, да слагате съкращения и емотикони ( ROFL, LOL, :-) и други ) в е-мейл съобщенията.
Тези символи са подходящи единствено в лични съобщения до вашите приятели. Ако ги използвате за бизнес рискувате да създадете несериозно и непрофесионално впечатление.

3. Избягвайте да връщате е-мейли от една или няколко думи от типа “Благодаря”, “ОК” и други подобни.

4. Не пишете заглавия или текст на е-мейла само с ГЛАВНИ БУКВИ. Така получателя на писмото
ще има чувството, че му крещите. Много често спам филтрите на различни е-мейл програми се активират
от заглавия само с големи букви. Така вашето писмо може да попадне в папката SPAM/JUNK.

5. Преценявайте кога е добре да връщате отговор “до всички” ( reply to all ), които са включени в
писмото. Също така и обратния случай – кога да добавяте колеги към е-мейла, за да са наясно и те
каква комуникация се води. Тези две неща ще ви спестят повече време и писане на допълнителни е-мейли и ще комуникирате с колеги и партньори по-ефективно.

6. Проверявайте хубаво правописа и граматиката. Много често в бързината и текущата работа се изпращат съобщения с грешки. Това може да ви коства сделки и създаване на лошо впечатление още в началото на комуникацията.

7. Изпращайте писмата на време и бързо. Дори когато не сте в състояние да отговорите веднага, може да пуснете кратък информиращ мейл, че ще получили писмото и ще отговорите в последствие.

8. Прочетете, помислете, напишете, изпратете – често се случва да получите писмо, което да ви афектира и да ви накара да напишете и изпратите бърз необмислен отговор и после да съжалявате. Затова преди да пишете каквото и да било помислете малко повече, преценете как да отговорите и чак тогава седнете, напишете е-мейла и го пратете. Ще си спестите много главоболия.

9. Винаги приключвайте писмата учтиво и възпитано. Спазването на опредлен етикет при писане на писма включва като задължителен атрибут към всеки е-мейл  подписа (signature). Той трябва да е кратък, ясен, да има добавени актуални контакти, уебсайт, линк към профил в професионалните социални мрежи като LinkedIN и др. Преди подписа сложете “С пожелания за успешен ден”, “Благодаря за отделеното внимание” и други любезни и учтиви изречения.