писмена комуникация Писмените комуникации, които са вид непряко общуване,  се делят на междуличностностни и организационни комуникации. Хората и организациите, в които те участват, достигат целите си чрез ефективен обмен на информация (комуникация).

При липсата на подобни умения, те трудно биха успели да формулират общи цели и да разработят стратегии за постигането им.

А когато една организация има не само устна ясна и съдържателна комуникация с клиенти и партньори, но и писмена такава, тя владее по-големи шансове за спечелване на доверието им и бъдещо сътрудничество с тях.

Предимства на писмената комуникация:

  • Дава по-ясна и по-точна документирана информация;
  • Стандартната й форма води до по-ускорено и по-улеснено общуване;
  • Често се използват стандартни езикови клишета, което облекчава разбирането на писмените текстове;
  • Дава възможност за съхраняване, обработка и класифициране на писмените документи и информацията;
  • Могат да се използват различни технически средства за предаване и размножаване на писмените документи (компютър, факс, скенер, копирна машина и др.).

Недостатъци на писмената комуникация:

  • Тя е еднопосочна и не позволява получаването на мигновена обратна връзка;
  • Тя е по-официална и по-бавна;
  • Не винаги е ясно кой е получил писменото послание;
  • Показва писмената култура на автора на писменото послание;
  • Свързана е с известни разходи.

Писмото е добре написано, когато е:

  • Добре форматирано: подбран е подходящ щрифт и размер, оформени са абзаци и редовете са подравнени;
  • С ясно съдържание: без усилие се разбира кой е получателят и каква е целта на посланиет;
  • С ясно посочени следващи стъпки, очаквани от подателя: това е гаранция за ефективна кореспонденция;
  • Най-важното съобщение е ясно подчертано: основната идея е поднесена запомнящо се;
  • Всеки параграф е фокусиран върху отделен детайл от основната тема: логическата последователност се илюстрира и графично;
  • Параграфите са дълги до 6 реда, а всяко изречение е до 15 думи;
  • Думите и изразите са с конкретно значение и са познати на читателите: жаргонът е недопустим, избягвайте двусмислието;
  • В съответствие с граматическите, правописните и пунктуационните изисквания.

Формула за писане на ясни и кратки писма и бележки:

  • Определете конкретната цел на писмото;
  • Идентифицирайте адресата;
  • Формулирайте извода;
  • Изберете стратегията.

Изисквания към стила на писмената комуникация :

  • Подберете тон, подходящ за по-формално общуване и според вида на писмения текст;
  • Следвайте граматическите, правописните и пунктуационните правила;
  • Не пишете само с главни или малки букви;
  • Използвайте кратки изречения;
  • Избягвайте повторенията;
  • Не препращайте писмения документ без разрешение на изпращача.

Кога е уместно да ползваме имейл:

  • Ако искате да допълните съдържанието на друга комуникация – примерно след телефонен разговор, бизнес среща, конференция
  • След участие в събрания и срещи – за да споделите впечатленията си и да изразите задоволство от присъствието си на тях;
  • При недостиг на време – когато непреодолими обстоятелства възпрепятстват някакво събитие или друг вид комуникация;
  • Ако искате да обмените компютърни файлове и данни;
  • За неформални съобщения.

Не забравяйте при бизнес комуникацията да спазвате правилата за писане и изпращане на имейли.
От умението за съставяне, оформяне и изпращане на писмо или служебен документ се съди за нивото на овладяване на изискванията за успешна кореспонденция. Ако визитната картичка и спазването на етикета при подаването и приемането на визитки е първото представяне на една личност или компания, то писмените документи, които се изпращат до партньорите, институциите и клиентите създават впечатлението за образоваността и професионализма на автора им.