И при този вид писмено общуване най-важна е ролята на автора, идентифицирането на целевата група и добре изработената и следвана стратегия за съставяне, оформяне и изпращане на бизнес посланието, съобразено с бизнес етикета.
Видове бизнес писма според характера на посланието
Неутрални
Съдържат справки, предложения, сведения или преки искания. Структурата им включва: увод (изразява искане или основната идея), изложение (излага детайлите по темата), заключение (приканва към определено действие), учтив завършек.
Видове:
- Покани за участие в работни срещи;
- Запитвания;
- Поръчки;
- Рекламации и др.
Благоприятни
Имат същата структура, но съдържат съобщение с добро известие и целят да спечелят предразположението на адресата.
Видове:
- Послания на добра воля;
- Положителен отговор на запитвания;
- Потвърждения на поръчки и др.
Неблагоприятни
Непряко съобщават лоша новина с цел задържане на вниманието на адресата при други условия. Тъй като съдържат отказ, невъзможност, несъгласие или нежелание да бъде направено нещо, те трябва да съдържат следните структурни части: по-безболезнено представяне на основната идея в буферно начало; обяснения за решението (не е задължителено); решение, съдържащо ясно поднасяне на лошата новина или по подразбиране; заключение, съдържащо положителна нагласа.
Видове:
- Отрицателен отговор на рекламация;
- Неизгоден отговор на поръчка;
- Отказ на покани и искания за поръчки и др.
Убеждаващи
Съдържат послание с допълнителни факти и обяснения, чрез което се цели да се провокира интереса на адресата и да го подтикне към определено действие.
Видове:
- Търговски оферти;
- Искане за спонсорство;
- Писма за събиране на вземания и др.
Какво предполага писмената бизнес кореспонденция
За добрата комуникация в бизнес общуването се изисква писменият документ да започва с подходящо обръщение и проверени данни за адресата – името на компанията и длъжностното лице.
В кратко въведение се излага причината за писмото и едва след това следва стегнато и ясно изложение на темата му. Израз на уважение към адресата е наличието на подпис в края на писмото, освен имената на автора му.
В изложението се представят детайлите по темата с пестеливост в обясненията и прецизност във фактите, а в заключението се подчертават очакванията за ответна реакция.
Подходящо е следването на добронамерен и сърдечен тон от обръщението до заключителните поздрави, без да се надхвърлят общоприетият позитивизъм и любезност.
Писмената комуникация изисква кратък и ясен стил на изразяване. Ключовото послание трябва да е запомнящо се, изразяващо с няколко изречения най-важната информация само по една тема в документа. Избягвайте повторенията, сложните думи и фрази, специализираните технически термини. Използваните названия би трябвало да се разбират еднозначно, без опасност от двусмислица. Допустимо е използването на международна културна лексика, характерна за комуникацията между централата на компанията и нейните офиси.
Добре форматиран текст. По-лесното разчитане на текста изисква стандартна табулация на редовете, ясни и четливи шрифтове, оформени абзаци, илюстриращи логическата последователност, и подравнени редове. Абзаците са не по-дълги от 6 реда, а всяко изречение е до 15 думи.
Съобразяване с граматическите, правописните и пунктуационните норми в съответния език. Добрата езикова култура е градиво и на добрата репутация на всяка компания/ индивид и гаранция за ясно и добре разбрано писмено послание. Задължителен е вторият прочит преди изпращане на писмото – допуснатите фактологически и езикови грешки може да се окажат от решаващо значение за ефекта от кореспонденцията.
Своевременна и компетентна реакция при размяната на писмени документи, като се стремите да отговаряте на поставените въпроси в срок.
