Писмената комуникация в бизнеса Независимо от вида на бизнес посланието, чрез  писмената бизнес комуникация са осъществими много бизнес начинания и цели, ако се използва подходящ подход и комуникационни умения.

И при този вид писмено общуване най-важна е ролята на автора, идентифицирането на целевата група и добре изработената и следвана стратегия за съставяне, оформяне и изпращане на бизнес посланието, съобразено с бизнес етикета.

Видове бизнес писма според характера на посланието
Неутрални

Съдържат справки, предложения, сведения или преки искания. Структурата им включва: увод (изразява искане или основната идея), изложение (излага детайлите по темата), заключение (приканва към определено действие), учтив завършек.

Видове:

  • Покани за участие в работни срещи;
  • Запитвания;
  • Поръчки;
  • Рекламации и др.

Благоприятни

Имат същата структура, но съдържат съобщение с добро известие и целят да спечелят предразположението на адресата.

Видове:

  • Послания на добра воля;
  • Положителен отговор на запитвания;
  • Потвърждения на поръчки и др.

Неблагоприятни

Непряко съобщават лоша новина с цел задържане на вниманието на адресата при други условия. Тъй като съдържат отказ, невъзможност, несъгласие или нежелание да бъде направено нещо, те трябва да съдържат следните структурни части: по-безболезнено представяне на основната идея в буферно начало; обяснения за решението (не е задължителено); решение, съдържащо ясно поднасяне на лошата новина или по подразбиране; заключение, съдържащо положителна нагласа.

Видове:

  • Отрицателен отговор на рекламация;
  • Неизгоден отговор на поръчка;
  • Отказ на покани и искания за поръчки и др.

Убеждаващи

Съдържат послание с допълнителни факти и обяснения, чрез което се цели да се провокира интереса на адресата и да го подтикне към определено действие.

Видове:

  • Търговски оферти;
  • Искане за спонсорство;
  • Писма за събиране на вземания и др.

Какво предполага писмената бизнес кореспонденция

За добрата комуникация в бизнес общуването се изисква писменият документ да започва с подходящо обръщение и проверени данни за адресата – името на компанията и длъжностното лице.

В кратко въведение се излага причината за писмото и едва след това следва  стегнато и ясно изложение на темата му. Израз на уважение към адресата е наличието на подпис в края на писмото, освен имената на автора му.

В изложението се представят детайлите по темата с пестеливост в обясненията и прецизност във фактите, а в заключението се подчертават очакванията за ответна реакция.

Подходящо е следването на добронамерен и сърдечен тон от обръщението до заключителните поздрави, без да се надхвърлят общоприетият позитивизъм и любезност.

Писмената комуникация изисква кратък и ясен стил на изразяване. Ключовото послание трябва да е запомнящо се, изразяващо с няколко изречения най-важната информация само по една тема в документа. Избягвайте повторенията, сложните думи и фрази, специализираните технически термини. Използваните названия би трябвало да се разбират еднозначно, без опасност от двусмислица. Допустимо е използването на международна културна лексика, характерна за комуникацията между централата на компанията и нейните офиси.

Добре форматиран текст. По-лесното разчитане на текста изисква стандартна табулация на редовете, ясни и четливи шрифтове, оформени абзаци, илюстриращи  логическата последователност,  и подравнени редове. Абзаците са не по-дълги от 6 реда, а всяко изречение е до 15 думи.

Съобразяване с граматическите, правописните и пунктуационните норми в съответния език. Добрата езикова култура е градиво и на добрата репутация на всяка компания/ индивид и гаранция за ясно и добре разбрано писмено послание. Задължителен е вторият прочит преди изпращане на писмото – допуснатите фактологически и езикови грешки може да се окажат от решаващо значение за ефекта от кореспонденцията.

Своевременна и компетентна реакция при размяната на писмени документи, като се стремите да отговаряте на поставените въпроси в срок.