Наред с Word и Excel, PowerPoint е част от Office-пакета и се използва за създаване на презентации, които могат да бъдат показани на голям екран с помощта на проектор. Днес PowerPoint презентациите имат доста широко приложение, тъй като са много удобни, и се използват в бизнес средите, за учебни цели и т.н.

Невинаги обаче успяваме да създадем безупречна и полезна презентация. Затова в тази статия ще ви предложим няколко правила, които ще допринесат за подобряване на презентационните умения в тази сфера.

Шрифт

Много е важно да изберете стандартен шрифт, който лесно се чете, например Times New Roman, Verdana, Arial. Не забравяйте да увеличите размера, за да не се налага хората да напрягат очите си: 16-18 е напълно приемливо.

Използвайте различния шрифт пестеливо – само за подзаглавията.

Дизайн

Заложете на семплия и изчистен дизайн. Имате възможност да добавите най-различни ефекти, но не бива да прекалявате с тях, защото в противен случай на хората ще им е трудно да се съсредоточат и да следват идеите, които им представяте.

Цветове

Най-добре изберете черни букви на бял фон – така слайдовете ще се четат най-лесно. Ако обаче се налага да сложите тъмен фон, задължително изберете светъл цвят за текста. Ако се спрете на комбинация от различни цветове, първо се замислете дали те ще се виждат добре на фона, който сложите.

Подравняване

Подравнете текста вляво или вдясно. Помнете, че центрираният текст изглежда непрофесионално и се чете по-трудно.

Дължина на текста

Не пишете цели изречения и абзаци, защото аудиторията ви ще започне да чете и ще престане да слуша, а не това е целта на презентацията. Идеята е да извлече същината на това, което ще кажете. Затова в никакъв случай не включвайте в слайдовете цялата информация, която възнамерявате да представите. Вместо това можете да се възползвате от опцията, позволяваща на екрана на компютъра ви да се появяват бележки, които не се виждат от останалите. Друг вариант е да си отворите отделен документ, който обаче да не показвате на останалите.

Продължителност на презентацията

Учените са установили, че възрастните могат да се концентрират за около 20 минути. Опитайте се да се вместите в този интервал от време, а ако това е невъзможно, се постарайте да дадете почивка на хората, които ви слушат. Стийв Джобс съветва да включите празен слайд, чиято цел е да помогне на слушателите да си „поемат въздух“. Друг вариант е да разкажете някаква история.

Изброяване

Можете да изброявате, но пестеливо. Освен това подточките не бива да са много на брой, а текстът в тях трябва да е наистина кратък – няколко думи или най-много ред, но не повече от това.

Картинки

Що се отнася до картинките в една презентация, хората са разделени на две групи. Според едната картинките разсейват аудиторията, а според другата правят презентацията по-интересна и помагат за по-лесното възприемане на някои идеи. Нашият съвет е да използвате картинки, когато сметнете за необходимо, но без да прекалявате.

Цифри

Ако желаете да включите цифри като част от някаква статистика например, нека те да са приблизителни, а не точни.

Таблици, диаграми

Понякога таблиците и диаграмите представят информацията много по-нагледно от изброяване, така че се възползвайте от тях, когато е необходимо. Старайте се да не прекалявате с информацията, представена в таблицата, и никога не използвайте булети в нея. Помнете, че таблицата ви може да се появява постепенно в хода на презентацията.

Аудио и видео файлове

Използвайте ги, за да поддържате интереса на аудиторията и за да предадете дадена информация по по-интересен начин.

Не четете слайдовете

Както вече казахме, презентацията следва да включват само ключови идеи, а не цялата информация. Затова е непростимо да застанете пред група хора и да започнете да четете слайдовете. От вас се очаква да говорите. Освен това ако решите да четете, ще обърнете гръб на публиката, а това е грубо нарушение на етикета. Запомнете тези три неща: посочете към екрана, обърнете се към хората, говорете. Това е най-правилният начин да представите една PowerPoint презентация.

Съответствие между слайдовете и това, което казвате

Не бива да забравяте да смените слайдовете в хода на презентацията, така че това, което казвате, да съответства на това, което хората могат да прочетат. Не включвайте в слайдовете информация, която няма да представяте. Обратното обаче важи с пълна сила.

Следване на правилата

Да, правилата не бива да се нарушават, но ако смятате, че това е уместно в конкретния случай и ще подобри възприемането на представената информация, направете го.

Включвайте въпроси

Добра идея е да включвате няколко въпроса като отделни слайдове. Оставете на хората срещу себе си малко време да помислят, след което дайте отговора в нов слайд. Това е един отличен начин да накарате аудиторията да се включи в обсъжданата тема.

От казаното дотук става ясно, че се налага да положим усилия, за да създадем полезна и интересна презентация, която да не натоварва хората, които ни слушат. За тази цел е добре да следваме правилата, които изброихме, и да избягваме възможните грешки.