Основни изисквания към бизнес комуникациите
Придържайте се към доброжелателния тон. Събеседникът ви не само ще се чувства поласкан, но ще е и мотивиран да отговори по-бързо на вашето послание. Можете да постигнете това, като:
- използвате нагласа „Вие” – пишете и говорете от позицията на вашия бизнес партньор;
- фокусирате вниманието си върху положителните детайли от конкретната работна ситуация;
- използвате такъв езиков изказ, който не би дискриминирал получателя на вашето бизнес послание от гледна точка на пол, възраст, образование, религия, длъжност и др.
Проявете стремеж за адаптация към потребностите на получателя на вашето бизнес послание. За това е нужно да определите точно кой е той и да идентифицирате неговите характеристики.
Използвайте лесен и разбираем стил на говорене и писане. Ако се придържате към по-консервативния бюрократичен стил на изразяване, рискувате да ви разберат по-трудно и ефектът от посланието ви да е по-неудовлетворителен.
Следвайте действията за планиране, организиране, съставяне и редактиране на бизнес посланието. Предварително обмислете основната му идея и структурата му според желаната от вас цел (т. е. действията, към които то трябва да подтиква след прочита му). Вторият му прочит е задължителен, за да направите ефективна редакция.
Писменото бизнес послание
Често пъти то предхожда необходимостта от устна бизнес комуникация, затова е от огромно значение да е формулирано по мотивиращ начин за постигане на желана ответна реакция. За целта то трябва да е:
- ясно – ключовата ви идея трябва да е запомняща се и да е изразена в самото му начало;
- пълно – представете ключовата си идея от различни гледни точки, а не еднозначно;
- точно – задължително е да използвате достоверни факти;
- пестете времето на адресата – внимателно структурирайте посланието си, като използвате ясни изрази и прости вместо сложни изречения; премахнете излишните думи;
- създайте благоприятни настроения и нагласа „Вие”- посланието ви би трябвало да излъчва позитивизъм.
Устното бизнес послание
То би трябвало да съдейства компанията ви да осъществи успешно и ефективно своята дейност, ако сте се съобразили със следните му характеристики:
Спонтанност – тя е по-присъща на говоренето. Опитните оратори разчитат на спонтанноста, когато импровизират своята реч, особено при наличието на опитни слушатели. Но при липса на предварителна подготовка и обмисляне спонтанността води до грешки и последващи недоразумения, а те от своя страна до ниска ефективност на устното бизнес послание. Спонтанността му изисква:
- внимателен подбор на думи и изрази;
- внимателно изслушване;
- подходящ за ситуацията стил на говорене;
- умение да се води диалог;
- проверка дали съобщенията са разбрани.
Бърза обратна връзка – Трябва внимателно и умерено да се използват мимики, различни видове погледи, жестове. Те са силно въздействащи и предават по-бързо и по-точно допълнителни послания към събеседника. Когато липсва обратна връзка от страна на слушателите, те показват, че са скучни и неизразителни комуникатори.
Невъзможно е „връщането на лентата назад” – Неудобно е да молите събеседника си да повтори казаното току-що – ще оставите впечатление, че сте лош или незаинтересован слушател.
Вероятно приемане на устните послания като „персонални” – Това би накърнило самочувствието в процеса на работа, което налага по-обективна гледна точка от страна на участниците в бизнес комуникацията.
